Từng bước đổi mới, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) và thiết bị hiện đại vào hoạt động, công tác Tiền tệ kho quỹ (TTKQ) của VietinBank đang ngày càng chuyên nghiệp, hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của VietinBank.

 

Tập thể cán bộ, nhân viên Phòng TTKQ TSC VietinBank

 

 

Không ngừng cải tiến nghiệp vụ

 

Việc đưa vào vận hành Trung tâm Quản lý tiền mặt (TTQLTM) VietinBank tại TP. Hà Nội (tháng 10/2014) là dấu ấn quan trọng. Với những trang thiết bị hiện đại trong xử lý tiền và giám sát an toàn kho quỹ, TTQLTM đã góp phần đảm bảo hoạt động nghiệp vụ TTKQ theo hướng đổi mới, chuyên nghiệp.

Thực tế, nghiệp vụ TTKQ không ngừng được cải tiến để đáp ứng yêu cầu quản lý chung của toàn hệ thống về hoạt động cho vay và quản lý hồ sơ tài sản bảo đảm (TSBĐ). Tháng 5/2015, toàn hệ thống đã chuyển đổi thành công dữ liệu hồ sơ TSBĐ từ chương trình quản lý của Kho quỹ sang quản lý xuyên suốt trên cấu phần Quản lý hạn mức và TSBĐ (CLIMS) - thuộc hệ thống phần mềm khởi tạo và phê duyệt tín dụng (LOS). Qua đó, những công việc như: Quản lý hồ sơ, thông tin khách hàng; phê duyệt hồ sơ vay vốn; quản lý hồ sơ TSBĐ trên cùng một hệ thống được thống nhất với độ chính xác cao.

Trong nỗ lực cải tiến đó phải kể đến những đóng góp của Phòng TTKQ Trụ sở chính (TSC). Phòng là đầu mối trong việc xây dựng hệ thống báo cáo đa chiều về hồ sơ TSBĐ trên CLIMS phục vụ công tác quản lý, giám sát của các bộ phận nghiệp vụ. Đồng thời, nhằm tăng cường công tác quản lý, giám sát an toàn kho quỹ tại các chi nhánh, Phòng đã nghiên cứu, triển khai hệ thống giám sát kho quỹ và hệ thống giám sát lộ trình hoạt động của xe chuyên dùng.

Theo đó, hệ thống camera giám sát tập trung kho tiền và bộ phận quỹ hỗ trợ chi nhánh, tạo nhật ký thành phần vào, ra tự động thay cho việc ký sổ thủ công. Còn với hệ thống giám sát xe chuyên dùng cho phép hỗ trợ chi nhánh giám sát tức thời lộ trình, thời gian và vị trí dừng đỗ của xe và cảnh báo các tình huống rủi ro để chi nhánh có biện pháp hỗ trợ kịp thời. Ngoài ra, hệ thống này cũng hỗ trợ TTQLTM có phương án tối ưu trong lựa chọn tuyến đường tiếp quỹ nhằm tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian vận chuyển tiền.

Bên cạnh đó, Phòng TTKQ TSC còn tích cực tìm hiểu và cung cấp thông tin cho các chi nhánh về các loại máy móc tự động trong việc kiểm đếm, phân loại và đóng bó tiền tự động giúp các chi nhánh tìm hiểu và lựa chọn mua sắm phù hợp.

Sử dụng máy phân loại tiền tự động tại TTQLTM (Ảnh:Thủy Nguyên)

Tạo niềm tin đối với khách hàng

Có thể nói, những năm qua, cán bộ thực hiện công tác TTKQ luôn cần mẫn, chung tay hoàn thành khối lượng công việc khổng lồ, hướng đến mục tiêu vì sự hài lòng của khách hàng, vì ngân hàng.

Những gương sáng trả lại tiền thừa cho khách hàng đã khiến khách hàng thêm tin tưởng khi đến giao dịch tại VietinBank, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu VietinBank trên thị trường. Tính đến hết tháng 12/2015, các cán bộ kho quỹ kiểm ngân VietinBank đã trả lại trên 44,2 tỷ đồng, 5.257 USD và 200 EUR cho khách hàng. Điều này được tạo nên bởi việc thực hiện đồng bộ những cải tiến trong nghiệp vụ và hơn hết là nét đẹp truyền thống, đạo đức nghề nghiệp của các cán bộ làm công tác TTKQ.

Để các cán bộ TTKQ phát huy năng lực, nâng cao nghiệp vụ thực tế, Phòng TTKQ TSC đã thực hiện tổ chức đào tạo 14 lớp về nghiệp vụ TTKQ, nhận biết tiền thật giả cho giao dịch viên mới và cán bộ làm công tác TTKQ tại chi nhánh. Phối hợp với Trường Đào tạo và Phát triển Nguồn nhân lực VietinBank tổ chức 1 hội thảo trực tuyến về công tác An toàn kho quỹ và Bảo hiểm kho quỹ.

Đặc biệt trong năm 2015, Phòng TTKQ TSC cũng đã tổ chức 2 lớp học nhận biết tiền thật, giả do chuyên gia của Bank of American (Mỹ) và United Overseas Bank (Singapore) giảng dạy.

Ngoài ra, phần mềm tạo mã vạch bì hồ sơ cũng đã được xây dựng và dự kiến sẽ được triển khai vào giữa năm 2016. Phần mềm này sẽ giúp cho công tác quản lý kho hồ sơ TSBĐ được khoa học, theo chuẩn mực quốc tế.

“Trong thời gian tới Phòng TTKQ TSC sẽ rà soát, xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ TTKQ theo Dự án Thay thế CoreBanking mới, đồng thời tiết giảm tối ưu tiền mặt tồn quỹ không sinh lời. Tiếp tục tìm kiếm, áp dụng các máy móc, trang thiết bị hỗ trợ kiểm đếm, xử lý tiền mặt nhằm tăng năng suất lao động tại các chi nhánh” - Trưởng Phòng TTKQ TSC Quản Thị Minh chia sẻ.

Rõ ràng, những kết quả và thành tựu đạt được là nền tảng quan trọng để TTKQ tự tin hòa nhịp đập đổi mới cùng hệ thống VietinBank.